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Worauf Sie bei der Einstellung einer Betreuungskraft achten müssen

Stand:

Das Wichtigste in Kürze:

  • Jede pflegebedürftige Person kann selbst als Arbeitgeber eine Betreuungskraft beschäftigen.
  • Diese Beschäftigungsform stellt derzeit die rechtssicherste Alternative im Vergleich zur Beauftragung einer selbständigen Betreuungskraft oder zur Entsendung der Betreuungskraft durch eine Agentur dar.
  • Die Einstellung bedeutet einiges an Arbeit. Hier erhalten Sie die wichtigsten Tipps. Lassen Sie sich bei einzelnen Punkten aber am besten durch einen Steuerberater und gegebenenfalls durch einen Rechtsanwalt helfen.
Checkliste: Worauf Sie achten müssen
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Um als Arbeitgeber aufzutreten, braucht es Zeit und Energie. Um den persönlichen Aufwand zu minimieren, können Sie sich durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater unterstützen lassen. Wichtig zu wissen: Die Erledigung der Formalitäten könnte ein bis zwei Monate dauern. Benötigen Sie zeitnah eine häusliche Versorgung durch eine Betreuungskraft, können Sie auch eine Vermittlung in Anspruch nehmen.

Haben Sie vor, selbst eine Betreuungskraft in Ihrem Haushalt einzustellen, sind folgende Formalitäten zu erledigen:

✔ Um Aufenthaltserlaubnis kümmern

Informieren Sie sich, ob die Betreuungskraft eine Aufenthaltserlaubnis braucht. Keine Aufenthaltserlaubnis benötigen Staatsangehörige aus Estland, Lettland, Litauen, Polen, Slowakei, Slowenien, Tschechien, Ungarn, Bulgarien, Rumänien und Kroatien. Sie genießen die volle EU-Arbeitnehmerfreizügigkeit.

✔ Arbeitsvertrag in schriftlicher Form abschließen

Wir empfehlen Ihnen, einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit der Betreuungskraft zu schließen. Die wesentlichen Vertragsbedingungen müssen Sie spätestens einen Monat nach Beschäftigungsbeginn schriftlich festhalten und der Betreuungskraft aushändigen (§ 2 Abs.1 des Nachweisgesetztes).

Im Arbeitsvertrag sollten folgende Punkte enthalten sein

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Arbeitsort
  • genaue Beschreibung der von der Betreuungskraft zu leistenden Tätigkeiten
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, Zulagen und Sonderzahlungen sowie deren Fälligkeit
  • vereinbarte Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses

✔ Betriebsnummer beantragen

Für die in Ihrem Haushalt tätige Betreuungskraft besteht eine Sozialversicherungspflicht in Deutschland. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, eine entsprechende Meldung zur Sozialversicherung vorzunehmen. Damit Sie Ihre Betreuungskraft zur Sozialversicherung anmelden können, brauchen Sie eine Betriebsnummer. Diese vergibt der Betriebsnummer-Service der Bundesagentur für Arbeit. Die Betriebsnummer ist erforderlich für alle Meldungen und Beitragszahlungen der Arbeitgeber und für den Kontakt zu den Sozialversicherungsträgern. Grundlegende Informationen darüber hat die Arbeitsagentur direkt auf ihrer Webseite und online als Faltblatt aufbereitet.

Die Betriebsnummer kann nur elektronisch beantragt werden. Dafür können Sie einen Online-Antrag nutzen. Den Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer finden Sie auf den Seiten der Arbeitsagentur. Der Antrag auf Vergabe einer Betriebsnummer kann von Ihnen selbst oder von einem Bevollmächtigten (z.B. Steuerberater) gestellt werden. Die Betriebsnummer wird direkt nach der Antragstellung am Bildschirm bekanntgegeben und kann als PDF-Datei ausgedruckt werden. Der Bescheid wird jedoch aus Datenschutzgründen per Post zugestellt. Tipps und Hinweise zur elektronischen Beantragung und zur automatischen Betriebsnummern-Vergabe erhalten Sie ebenfalls bei der Arbeitsagentur.

✔ Betreuungskraft bei einer Krankenkasse anmelden

Unter der Angabe der Betriebsnummer müssen Sie die Betreuungskraft bei einer Krankenkasse ihrer Wahl anmelden. Die Anmeldung bei der Krankenkasse erfolgt für alle Sozialversicherungen außer für die Unfallversicherung. Diese müssen Sie separat durchführen. Die Krankenkasse meldet die Betreuungskraft dann bei der Deutschen Rentenversicherung und bei der Bundesagentur für Arbeit an.

Die Anmeldung muss mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung der Haushaltshilfe erfolgen, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Beginn der Tätigkeit.

Bei der Meldung zur Sozialversicherung müssen auch einige technische Punkte beachtet werden, in etwa eine verschlüsselte Datenübertragung. Nähere Informationen dazu und Auskünfte zum Meldeverfahren sowie zu den jeweiligen Fristen erhalten Sie direkt bei den Krankenkassen.

Bei dem Meldeverfahren empfehlen wir Ihnen, sich durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater helfen zu lassen. Er kann Sie neben der technischen Durchführung der Abfuhr von Sozialabgaben auch bei der korrekten Berechnung des Lohns, der Lohnsteuer und ihrer Abfuhr unterstützen.  

✔ Sozialabgaben abführen

Als Arbeitgeber müssen Sie die Sozialversicherungsabgaben für die Betreuungskraft berechnen und über die Krankenkasse abführen. Grundsätzlich sind die Abgaben je zur Hälfte von Ihnen und von der Betreuungskraft zu tragen. Grundlage für die Abgaben ist das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Dazu gehören auch die Aufwendungen für freie Unterkunft und Verpflegung. Wir empfehlen Ihnen, sich durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater helfen zu lassen.

✔ Lohnsteuer abführen

Als Arbeitgeber müssen Sie auch die Lohnsteuer für die Betreuungskraft berechnen und an das zuständige Finanzamt abführen. Auch hier empfehlen wir Ihnen, sich durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater helfen zu lassen.

✔ Anmeldung beim gesetzlichen Unfallversicherungsträger

Spätestens eine Woche nach Arbeitsaufnahme müssen Sie die Betreuungskraft bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden. Diese stellt eine verpflichtende Versicherung für Arbeitgeber dar; und zwar gegen die Risiken von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Für die gesetzliche Unfallversicherung zahlen deshalb allein Arbeitgeber Beiträge. Die Anmeldung einer Betreuungskraft erfolgt über die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW).

Auch bei der Anmeldung zur gesetzlichen Unfallversicherung empfehlen wir Ihnen, sich durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater helfen zu lassen.

✔ Meldung bei sonstigen Versicherungen

Wir empfehlen Ihnen, für die Betreuungskraft eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen. Zudem sollten Sie der Betreuungskraft raten, eine Haftpflichtversicherung abzuschließen. Vielleicht könnte sie zwar auch in der Haftpflichtversicherung des Pflegebedürftigen mitversichert werden, wenn sie in seinem Haushalt lebt – diese Möglichkeit sollten Sie aber bei der Versicherung zusätzlich erfragen.

Bei Fragen zur Beschäftigung ausländischer Pflegekräfte erreichen Sie das Info-Telefon des Projekts „Verbraucherschutz im 'Grauen Pflegemarkt' stärken“ montags und dienstags von 10:00 bis 14:00 Uhr, mittwochs von 14:00 bis 18:00 Uhr unter der Telefon-Nr.: 030-54 44 59 68 (Ortstarif).

Anmerkung der Redaktion: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen sollen explizit als geschlechtsunabhängig verstanden werden.

Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz BMJV