Wie können Sie sich schützen? Was tun bei einer fehlenden A1-Bescheinigung?
Sollten Sie sich entscheiden, eine Vermittlungsagentur zu beauftragen, die entsandte Betreuungskräfte vermittelt und einen Dienstleistungsvertrag mit einem Entsendeunternehmen abschließen, geben wir Ihnen folgende Tipps:
»Vor Vertragsschluss: Fragen Sie die Vermittlungsagentur nach der A1-Bescheinigung
Sie sollten bereits beim ersten Kontakt mit einer Vermittlungsagentur fragen, ob die von ihr vermittelten Betreuungskräfte eine A1-Bescheinigung besitzen. Sollte dies verneint werden, schauen Sie sich nach einem anderen Vermittler um.
»Bei Vertragsschluss: Vereinbaren Sie mit der deutschen Vermittlungsagentur und dem ausländischen Unternehmen schriftlich die Vorlage der A1-Bescheinigung
Vereinbaren Sie in Ihrem Vertrag mit der Vermittlungsagentur und dem ausländischen Entsendeunternehmen jeweils schriftlich, dass jede von ihr vermittelte bzw. entsandte Betreuungskraft eine gültige A1-Bescheinigung vorlegen muss.
Vereinbaren Sie in dem Vertrag mit der Vermittlungsagentur in Bezug auf die Vermittlungsgebühr und mit dem Entsendeunternehmen in Bezug auf sämtliche Kosten der Betreuung (Honorar oder auch Anreisekosten), dass Ihre Zahlung erst dann fällig wird, wenn die entsandte Betreuungskraft bei ihrer Ankunft eine gültige A1-Bescheinigung vorlegt.
»Nach dem Vertragsschluss: Erkundigen Sie sich bei der Betreuungskraft
Fragen Sie die Betreuungskraft, ob sie über eine A1-Bescheinigung verfügt oder ob sie vor ihrer Ankunft eine private Reisekrankenversicherung abgeschlossen hat bzw. abschließen musste.
»Nach dem Vertragsschluss: Setzen Sie dem ausländischen Entsendeunternehmen eine Frist zur Vorlage der A1-Bescheinigung
Legt Ihnen die Betreuungskraft keine A1-Bescheinigung vor, kontaktieren Sie hierzu Ihren Vertragspartner im Ausland direkt per E-Mail, Fax, Post oder telefonisch. Fordern Sie das Entsendeunternehmen und die Betreuungskraft auf, Ihnen die A1-Bescheinigung sofort zu übermitteln, gern vorab per E-Mail. Setzen Sie ihnen zur Vorlage des Dokuments zusätzlich eine Frist (z.B. eine Woche).
Sollte innerhalb der Frist keine A1 Bescheinigung vorgelegt werden, prüfen Sie eine Kündigung des Vertrags. Unserer Ansicht nach haben Sie in diesem Fall ein außerordentliches Kündigungsrecht. Denn ohne die Bescheinigung setzen Sie sich dem Vorwurf der Schwarzarbeit und der Gefahr der rückwirkenden Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge für die Betreuungskraft aus.
Wird Ihnen die A1-Bescheinigung vorgelegt, prüfen Sie diese: Stimmen die dort angegebenen Daten der Betreuungskraft und ihres Arbeitgebers mit denen Ihrer Vertragspartner überein? Gibt es sonst offensichtliche Anzeichen für eine Manipulation bzw. Fälschung? Lehnen Sie das Dokument bei Ungereimtheiten unbedingt ab. Reklamieren Sie es – zur eigenen Absicherung – in Textform (per E-Mail, Fax oder Brief). Wenn das Dokument in Ordnung ist, machen Sie sich davon eine Kopie und bewahren Sie diese in Ihren Unterlagen zur Vorlage bei einer Prüfung sorgfältig auf.
Stellen Sie ggf. eine schriftliche Anfrage bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (Details dazu im nächsten Abschnitt). Damit Sie möglichst frühzeitig über die Rechtmäßigkeit der Entsendung Ihrer ausländischen Betreuungskraft erfahren, zögern Sie nicht lange mit dem Antrag. Dadurch verschaffen Sie sich schnell Gewissheit und können gegen die mit einer Schwarzarbeit verbundenen Risiken zeitnah ansteuern.
Anfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV)
Haben Sie Zweifel, ob Ihr Vertragspartner, das ausländische Entsendeunternehmen, eine A1-Bescheinigung für die bei Ihnen tätige Betreuungskraft beantragt hat, können Sie eine Anfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) stellen.
Die DSRV führt seit 2005 die so genannte A1-Datei. Dort werden Daten aller Entsendebescheinigungen gespeichert, bei welchen die Geltung des ausländischen Sozialversicherungsrechts bescheinigt wird. Seit August 2019 werden die Entsendebescheinigungen von den ausstellenden Trägern aus dem Ausland elektronisch an die Datenstelle übermittelt. Die Daten werden vor allem für die Aufdeckung von Missbrauchsfällen im Entsendeverfahren und zur Bekämpfung von Schwarzarbeit genutzt.
Nennen Sie in Ihrer Anfrage das ausländische Entsendeunternehmen (Firmenname, Geschäftsadresse, Registernummer, gesetzliche Vertreter wie z.B. Geschäftsführer), den Entsendestaat, die deutsche Vermittlungsagentur (z.B. Firmenname, Geschäftsadresse, Registernummer, gesetzliche Vertreter bzw. Firmeninhaber) und die Betreuungskraft (Name und ihren Wohnsitz im Ausland).
Teilen Sie außerdem mit, seit wann die entsandte Betreuungskraft bei Ihnen arbeitet bzw. arbeiten soll und fragen Sie, ob für den Entsendezeitraum eine entsprechende A1-Bescheinigung bei der Datenstelle vorliegt.
Ihre Anfrage können Sie zum Beispiel telefonisch unter der Telefonnummer 0800 1000 480 70 stellen. Schriftlich schicken Sie die Anfrage an folgende Adresse:
Deutsche Rentenversicherung Bund
Standort Würzburg
Berner Straße 1
97084 Würzburg
Mehr Informationen über die A1-Datei bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund finden sie hier.
Weitere Informationen über die Entsendung finden sie hier.